Sachbearbeiter Import & Export m/w/d

Before you apply to a job, select your language preference from the options available at the top right of this page. Explore your next opportunity at a Fortune Global 500 organization. Envision innovative possibilities, experience our rewarding culture, and work with talented teams that help you become better every day. We know what it takes to lead UPS into tomorrow—people with a unique combination of skill + passion. If you have the qualities and drive to lead yourself or teams, there are roles ready to cultivate your skills and take you to the next level. Job Description: Ihre Aufgaben Als Sachbearbeiter (m/w/d) Import & Export sind Sie für die reibungslose Abwicklung internationaler Import- und Exportsendungen verantwortlich. Dabei koordinieren Sie alle beteiligten Parteien und stellen sicher, dass temperaturgeführte und zeitkritische Sendungen termingerecht und gemäß den Qualitäts- und Compliance-Anforderungen transportiert werden. Import Eigenständige Organisation und Überwachung des gesamten Importprozesses Erstellung und Prüfung aller erforderlichen Importdokumente Koordination mit Zollagenten, Speditionen und internen Fachabteilungen Überwachung der termingerechten Abholung, Zustellung und Verzollung von Sendungen Kontrolle der eingehenden Sendungen anhand von Frachtpapieren, Stückzahl und Gewicht Prüfung der Lagerung gemäß Temperaturvorgaben und besonderen Handhabungsanforderungen Bearbeitung von Abweichungen sowie Einleitung entsprechender Maßnahmen Dokumentation aller Prozessschritte im Transportmanagementsystem Bestätigung und Nachverfolgung von Zustellnachweisen (Proof of Delivery) Export Planung und Koordination internationaler Exportsendungen Erstellung sämtlicher Export- und Versanddokumente Erstellung und Versand von Vorabmeldungen (Pre-Alerts) an internationale Niederlassungen und Agenten Planung geeigneter Flugverbindungen sowie Buchung und Abstimmung mit Fluggesellschaften Abstimmung mit Airlines, Handling-Agenten, Zollagenten und internationalen Partnern Sicherstellung einer termingerechten und ordnungsgemäßen Versandabwicklung Kontrolle der Versandkennzeichnung sowie aller Begleitdokumente Operative Aufgaben Aktive Überwachung aller Import- und Exportsendungen Pflege und Aktualisierung des Transportmanagementsystems (Maestro) Überwachung definierter Meilensteine während des gesamten Transportverlaufs Bearbeitung des zentralen Operations-Postfachs Koordination eingehender Anfragen sowie Weiterleitung und Eskalation bei Bedarf Bearbeitung von "On Hold"- und "Not OK to Send"-Sendungen gemäß internen Vorgaben Durchführung von Ursachenanalysen bei Prozessabweichungen Überwachung operativer Kennzahlen (z. B. POB, POD, OTP) Unterstützung bei kontinuierlichen Verbesserungsprojekten Zusammenarbeit mit Disposition, Customer Service, Lager und Transport Unterstützung bei der Versandvorbereitung und Übergabe an Fluggesellschaften Sicherstellung einer ordentlichen und sauberen Lagerorganisation Dokumentation & Qualität Vollständige Dokumentation aller Sendungsprozesse Führung und Pflege von GxP-Dokumentationen Einhaltung interner SOPs, Qualitätsrichtlinien und gesetzlicher Vorschriften Archivierung der Sendungsunterlagen Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Prozessablaufs bis zum Abschluss jeder Sendungsakte Ihr Profil Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Kaufmann/-frau für Spedition und Logistikdienstleistung, Groß- und Außenhandelsmanagement oder vergleichbare Qualifikation Berufserfahrung im Bereich Import/Export, Luftfracht oder internationale Logistik von Vorteil Erfahrung im Umgang mit Zoll- und Versanddokumenten Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise Hohe Serviceorientierung und ausgeprägtes Kommunikationsgeschick Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Belastbarkeit sowie Fähigkeit, auch bei zeitkritischen Sendungen den Überblick zu behalten Das bieten wir Ihnen Einen sicheren Arbeitsplatz in einem international tätigen Unternehmen Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben Intensive Einarbeitung und Weiterbildungsmöglichkeiten Moderne Arbeitsmittel und internationale Zusammenarbeit Attraktive Vergütung sowie weitere Unternehmensleistungen Employee Type: Permanent UPS is committed to providing a workplace free of discrimination, harassment, and retaliation.